ファイル共有サービスを利用すれば業務効率がアップ

日々複数のファイルを活用している企業では、ファイルを共有する際にストレスを感じている人も少なくないでしょう。効率的にファイル共有して情報交換を行いたいという場合には、ファイル共有サービスを導入しましょう。インターネット上で不特定多数のユーザーに情報を共有できるので、業務のストレスを軽減できます。

ファイル共有する場合としない場合のそれぞれのメリット

ファイル共有する場合

ファイル共有ソフトを導入すれば、逐一メールやUSBでデータを移動させる必要はありません。インターネット上で誰でも好きなタイミングで情報を得ることができるので、業務効率化につながるでしょう。

ファイル共有しない場合

ファイル共有ソフトがない場合は、必要な情報は個人的にメールに添付して送付する必要があります。また、どんなに近くにいる相手であっても、一度USBに情報を落として渡す必要があります。

セキュリティ対策が万全のファイル共有サービスなら安心

インターネット上に情報をアップロードして不特定多数に公開できるという点は魅力だといえますが、ファイル共有ソフトは自由度が高い分、セキュリティが脆弱になるという危険性があります。ファイル共有ソフトを使用する場合は、どのように情報を守るのかよく考えて活用しましょう。

ファイル共有サービス導入の際に気をつけるべきこと

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ウイルスの感染に注意する

ファイル共有ソフトは、自動的にファイルを送受信するためのソフトです。ウイルスに感染しているファイルを気づかずに送信してしまうと、送った側も受け取った側も多大な損害を被ることになってしまいます。ファイル共有ソフトを導入する際には、ウイルス感染を予防する対策もしっかりと練っておきましょう。

著作権の侵害に注意する

ファイル共有ソフトは、収集した情報をインターネット上で不特定多数のユーザーに対して公開することができます。自動的に情報を公開する設定にしていると、肖像権や著作権を侵害するような内容であっても、知らぬ間に公開してしまうことがあります。ファイル共有ソフトを公開設定にする際には、どのように内容をチェックするのか、対策を考えておきましょう。

利用料金を確認しておく

一般的なファイル共有サービスは、毎月決められた額の料金を支払えば、自由に利用することができます。容量で料金が決められていることもあれば、ユーザー一人あたりの料金で計算されることもあるので、料金体制をしっかり把握しておきましょう。サービスの利便性と料金が比例しているか比べてみて、負担を感じない程度の料金であることが理想です。

便利なサービスが増えている!ファイル共有ソフトなどを使いこなそう

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ファイル共有以外の便利なサービスも充実している

ファイル共有ソフトは、インターネット上で複数のユーザーと情報のやり取りを行える便利なソフトです。専門会社に導入を依頼すれば初期設定を無料で行ってもらえたり、問題が起こったときには手厚くサポートしてもらえたりします。また、自社で導入する場合にも、有料ソフトを選べばファイルにアクセスしたログを記録したり、フォルダ内の文章を検索したりするような機能を利用できます。ソフトによってサービスは異なるので、自社の業務に必要な機能が備わっているものを選びましょう。ソフトの種類が多すぎて迷ってしまうという場合には、資料を取り寄せて比較してみることをおすすめします。

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